------------------------------------------------------------------------

Identitas Dokumen APJII

Judul: Mekanisme Review Dokumen

No. Dokumen : APJII-0010                                    Versi: 0.1

Diusulkan: 25-Apr-2003                             Berlaku: 11 Jul 2003

Ditinjau tiap: n/a                                        Status: Aktif

Catatan:                                           Penyusun: Sekretariat

-----------------------------------------------------------------------

Mekanisme Review Dokumen

Versi: Draft.0.1

 

1         Pendahuluan

APJII (Asosiasi Penyelenggara Jasa internet Indonesia) selaku lembaga Non-profit yang bertanggung jawab atas amanat yang diberikan oleh APNIC ( Asia Pacific Network Information Center) sebagai lembaga yang memiliki wewenang dalam membantu mengalokasikan dan mengassign Internet Resources dan membangun serta mengimplementasikan Standard yang ada untuk memanage Internet resources yang ada.

Untuk meyakinkan keadilan bagi semua anggota, standard-standard ini dibangun melalui sebuah konsensus dimana APJII memfasilitasi hal tersebut dalam forum yang terbuka.

APJII berkewajiban mendokumentasikan serta menyebarluaskan semua standard tersebut.

Dokumen ini menjelaskan ketentuan yang harus dilakukan oleh APJII dalam melaksanakan APM serta Review Dokumen.

 

2         Cakupan

Dokumen ini menjelaskan Standard & Prosedur yang berlaku bagi dokumen resmi APJII. Dokumen ini terkait dengan pembentukannya, revisi, hingga pengarsipan dokumen tersebut.

 

3         Definisi

3.1      Dokumen Resmi

Adalah dokumen yang dibuat oleh APJII untuk menjelaskan mengenai:

Dokumen yang tidak termasuk dokumen resmi adalah:

3.2      Review Dokumen

Pada dokumen ini, yang dimaksud review dokumen adalah mengacu pada proses penyusunan, pembuatan atau revisi dari Dokumen Resmi.

3.3      Draft Publik

Yaitu: draft-draft dari Dokumen Resmi yang dibuat oleh APJII serta dipublikasikan melalui website ataupun melalui Mailling List Anggota APJII.

3.4      Tanggal Aktif

Tanggal aktif dari sebuah dokumen adalah tanggal dimana dokumen tersebut diputuskan berlaku. Tanggal aktif ini menandakan pula, isi dari dokumen tersebut menjadi dokumen resmi Standard dan Prosedur APJII.

3.5      Aktif Sementara

Yaitu: dokumen yang masih dalam status draft sebelum berakhirnya masa review.

 

4         Tujuan

Tujuan dokumen review Standard dan Prosedur ini:

 

5         Bahasa

5.1      Dokumen Resmi

Akan dipublikasikan dalam bahasa Indonesia.

5.2      Dokumen yang diterjemahkan

Tidak tertutup kemungkinan dokumen-dokumen resmi tersebut diterjemahkan ke dalam berbagai bahasa. Dokumen berbahasa Indonesia merupakan dokumen yang dijadikan acuan utama bila terjadi kesalahpahaman.

 

6         Prosedur Review Dokumen

APJII akan mengusulkan review atas suatu dokumen dengan syarat: diajukan oleh Sekretariat APJII, atau diminta oleh anggota APJII atau Dewan Pengurus, atau dari kesepakatan yang dihasilkan pada APJII Policy Meeting (APM).

APJII akan melakukan permintaan pendapat terhadap suatu masalah dengan pengumuman resmi melalui berbagai Mailling List yang terkait dengan hal tersebut dan melakukan posting atas hal tersebut di Website APJII.

Setelah berakhirnya permintaan pendapat, APJII akan mempertimbangkan semua pendapat yang diterimanya serta mempersiapkan draft revisi dokumen. APJII juga akan merumuskannya dalam bentuk amandemen terhadap draft sebelumnya.

APJII akan mempublikasikan revisi draft tersebut beserta kesimpulan pendapat.

[Mengacu pada   kategori review (dapat melihat kategorisasi) langkah ke-2 & ke-3 dapat diulangi]

Mengacu pada kategori review (harap mengacu pada Kategorisasi), akhir dari proses review dokumen adalah permintaan pendapat akhir. Isi dari pendapat akhir akan sama dengan permintaan pendapat biasa dengan penekanan pada sejumlah hal tertentu untuk mempersiapkan draft akhir untuk disetujui dan diimplementasikan.

APJII akan mempersiapkan versi final dari dokumen.

Jika review dilakukan melalui kategori A atau B, APJII akan mempresentasikannya kepada Dewan Pengurus untuk diputuskan. Dewan Pengurus dapat menyetujui, melakukan amandemen ataupun sejumlah revisi.

Pada kasus, suatu dokumen direview melalui kategori A, APJII akan meminta persetujuan anggota APJII. Bila review dilakukan melalui kategori C, APJII berhak menyetujuinya tanpa meminta persetujuan anggota APJII.

Bila sebuah dokumen telah disetujui, akan dicantumkan tanggal aktifnya sesuai dengan kategorisasi.Dalam semua review, APJII dapat membuat dokumen aktif sementara;walau demikian, pada kategori A dan B, APJII sebelumnya harus meminta persetujuan dari APM atau dari Dewan Pengurus APJII. Dokumen Sementara ini dijamin tidak akan menjadi aktif bila akan merugikan semua anggotanya.

7         Publikasi Dokumen

Dokumen resmi APJII akan dipublikasikan dalam format text (.TXT) atau format file HTML. Pada sejumlah draft tertentu, dapat pula dipublikasikan menggunakan format Portable Document Format (PDF) atau sejenisnya.

Selama dalam proses review, semua draft publik beserta kesimpulan pendapat akan dicantumkan di website APJII sebagai referensi.

8         Identitas Dokumen

Dokumen resmi APJII akan diberi identitas yang mencantumkan sejumlah informasi berikut:

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Judul:

No. Dokumen :                                                                        Versi:

Diusulkan:                                                                                            Berlaku:

Ditinjau tiap:                                                                                         Status:

Catatan:                                                                                                Penyusun:

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Sebagai tambahan: bila sebuah dokumen resmi sudah tidak lagi berlaku, pada label dokumen akan dicantumkan No. Dokumen Pengganti dari standard tersebut beserta tanggal tidak berlakunya dokumen tersebut.

 

9         Kategorisasi

APJII mengakui proses yang bertanggungjawab atas review dokumen harus sejalan dengan proses secara keseluruhan dan pertimbangan dampak yang akan terjadi terhadap semua anggota.untuk itu, ketika APJII memulai review atas sebuah dokumen, yang pertama kali akan dilakukan adalah mendefinisikan jenisnya dengan definisi sebagai berikut:

  1. Revisi yang sangat mendasar yang akan berakibat pada perubahan yang signifikan terhadap standard & prosedur lainnya termasuk Standard, Prosedur, Iuran Keanggotaan, masalah finansial, masalah-masalah besar yang berpengaruh pada hak dan kewajiban anggota APJII;
  2. Revisi Minor yang berdampak hanya pada standard dan prosedur;
  3. Koreksi kesalahan,kesalahan penulisan dan revisi istilah, identitas dokumen,revisi dan penyusunan kembali yang berdampak sangat sedikit terhadap prosedur dan panduan yang berlaku.

 

9.1      Panduan Umum

Ketika melakukan evaluasi atas kategori review, APJII akan mempertimbangkan sejumlah faktor terkait yang akan sangat berpengaruh dengan review yang akan dilakukan, termasuk:

Faktor-faktor diatas akan digunakan hanya sebagai panduan dan tidak dimaksudkan untuk didefinisikan secara baku.

 

9.2      Permintaan Re-Kategorisasi

Pada semua proses dokumen review, setiap anggota dapat mengajukan permintaan re-kategorisasi (pengkategorisasian ulang) secara tertulis. APJII secara umum akan menerima permintaan semacam ini.

Jika APJII menolak permintaan tersebut, akan disertakan pernyataan tertulis kepada anggota tersebut. Bila terjadi perselisihan pendapat, APJII akan secepatnya membawa masalah ini kepada Dewan Pengurus yang akan memutuskan secara final kategori yang tepatt untuk review ini.

 

 

 

9.3      Rangkuman Kategori

 

Kategori

Periode review

Jumlah Pendapat yang diharapkan

Periode untuk setiap pp

Kapan diimplementasikan?

A

6 bulan

setidaknya 2 pp plus pendapat akhir.

6 minggu

(bisa menjadi 4 minggu untuk pp akhir)

Tanggal aktif ditetapkan 3 bulan sejak disetujui.

B

3 bulan

Setidaknya 1 pp plus pendapat akhir

3 minggu

Tanggal aktif ditetapkan 1 bulan sejak disetujui

C

1 bulan

Setidaknya 1 pp, yang juga bisa menjadi pp terakhir.

4 minggu

Efektif berlaku sejak tanggal disetujui.

* pp= permintaan pendapat

 

10   Permintaan Review

Pengumuman dan catatan untuk permintaan pendapat akan:

Isi dari permintaan pendapat akhir akan sama dengan permintaan pendapat yang akan mencantumkan rincian hal-hal yang direvisi untuk mempersiapkan draft final dari dokumen tersebut untuk dipresentasikan di Dewan Pengurus APJII.

 

10.1Permintaan Review Lanjutan

Jika suatu anggota meyakini bahwa salah satu Tujuan yang ada di point. 4 tidak memungkinkan untuk dilanjutkannya ke tahapan permintaan pendapat akhir, maka anggota tersebut dapat melakukan permintaan tertulis kepada APJII untuk meminta review lanjutan.

Bila APJII menerima permintaan semacam itu, maka APJII akan melakukan permintaan pendapat tambahan (yang mencakup detail permintaan pada bagian kesimpulan pendapat) atau menolak permintaan tersebut.

Jika APJII menolak permintaan tersebut, akan disertakan pernyataan tertulis kepada anggota tersebut. Bila terjadi perselisihan pendapat, APJII akan secepatnya membawa masalah ini kepada Dewan Pengurus yang akan memutuskan secara final apakah melanjutkan dengan permintaan pendapat akhir atau masih memerlukan permintaan pendapat tambahan.

 

Referensi

[1]- SK-DK/199A/Polmeet/VIII-05/2002 tgl 5/8/2002, SK Dewan Pengurus APJII.

[2]- APNIC Policy Development, http://www.apnic.net/docs/policy/dev/index.html

[3]- APNIC Review Document Policy, http://www.apnic.net/docs/policy/doc-review-policy.html